Rostoucí firma dřív nebo později narazí na okamžik, kdy současný tým přestává práci stíhat. Jenže řešení není automaticky zaměstnat nového člověka. Někdy se nový zaměstnanec vyplatí, jindy jen zvýší fixní náklady a vytvoří kapacitu, kterou firma za pár měsíců nevyužije. V některých situacích naopak dává větší smysl část práce předat externě.
Nejdřív zjistěte, jestli opravdu chybí člověk
Přetížený tým ještě nemusí znamenat, že ve firmě chybí další pracovní síla. Často se jen nahromadily činnosti, které nikdo dlouho neřešil systémově. Zaměstnanci ručně přepisují data, vedoucí schvaluje každou drobnost a zkušenější kolegové tráví několik hodin týdně úkoly, které by zvládl někdo jiný nebo jednoduchý nástroj.
Než firma vypíše nové místo, vyplatí se dva až tři týdny sledovat, kam současnému týmu mizí čas. Pomoci může krátký audit:
- Které činnosti zabírají hodiny týdně bez odpovídajícího přínosu?
- Co lze automatizovat nebo výrazně zjednodušit?
- Kde stačí odborník jen několik hodin měsíčně?
- Které úkoly brzdí lidi v práci, kterou za ně nikdo jiný neudělá?
Teprve potom má smysl řešit, zda je správnou odpovědí nový zaměstnanec.
Kde dává smysl zaměstnanec
Nový člověk se vyplatí hlavně tehdy, když firma potřebuje určitou kapacitu dlouhodobě a dokáže ji využít většinu pracovního týdne. Typickým příkladem může být obchodník, pracovník zákaznické podpory, technik nebo člověk do výroby. Pokud objem práce roste už několik měsíců a firma kvůli nedostatku lidí odmítá zakázky, nábor začíná dávat ekonomický smysl.
Důležitý je i charakter pozice. Některé role stojí na hluboké znalosti firmy, produktu nebo zákazníků. Člověk, který každý den komunikuje s klienty, řeší reklamace nebo koordinuje provoz, postupně získává zkušenosti, které externí dodavatel jen těžko nahradí. Firma navíc může zaměstnance časem posunout k jiné agendě nebo mu přidat větší odpovědnost.
Silným signálem pro nábor bývá situace, kdy:
- stejnou práci potřebujete prakticky každý týden,
- současní zaměstnanci kvůli ní pravidelně pracují přesčas,
- zakázky odkládáte nebo rovnou odmítáte,
- chybějící kapacita začíná ovlivňovat zákazníky nebo tržby.
V takovém případě nový člověk nepředstavuje jen další náklad. Může odstranit místo, na kterém se růst firmy začíná zadrhávat.
Kde funguje dobře outsourcing
Externista může být praktičtější tam, kde firma nepotřebuje plný pracovní úvazek. Účetní specialista, grafik, překladatel, správce kampaní nebo IT odborník může odvést deset či dvacet hodin práce měsíčně. Zaměstnávat kvůli tomu člověka na plný úvazek by nedávalo příliš smysl.
Výhodu představuje také rychlost a možnost reagovat na výkyvy. Firma získala velkou zakázku a na čtyři měsíce potřebuje větší kapacitu? Externí spolupráce může být praktičtější než nábor člověka, pro kterého po dokončení projektu nebude dost práce. Podobně fungují sezónní špičky, jednorázové změny webu, zavádění nového softwaru nebo třeba příprava kampaně.
Outsourcing ale není automaticky levnější. Pokud externista pracuje pro firmu téměř každý den, účastní se porad a řeší běžnou operativu, jeho hodinová sazba může dlouhodobě převýšit náklady na interní pozici. V tu chvíli už stojí za to porovnat obě varianty znovu.
Počítejte celý náklad, ne jen mzdu nebo fakturu
U zaměstnance podnikatelé někdy porovnají hrubou mzdu s měsíční fakturou externisty a tím považují rozhodování za hotové. Takové srovnání ale zkresluje. K zaměstnanci patří odvody, pracovní místo, vybavení, software, dovolená, nemocnost, školení a také čas, který někdo věnuje zaučení a vedení.
Ani externí spolupráce není bez vedlejších nákladů. Dodavatel potřebuje kvalitní zadání, někdo musí kontrolovat výsledek a část know-how zůstává mimo firmu. Pokud spolupráce náhle skončí, může být předávání agendy dost nepříjemné, zvlášť pokud externista pracoval samostatně a nikdo uvnitř přesně neví, co všechno dělal.
Místo měsíčních částek si proto udělejte srovnání na celý rok. Zahrňte cenu práce, počet hodin, náklady na řízení, výpadky i to, jak snadno lze spolupráci rozšířit nebo omezit. Často teprve v tomto pohledu vyjde najevo, která varianta je skutečně levnější.
Pozor na nábor, který předbíhá tržby
Největší nejistota často nespočívá v tom, kolik nový člověk stojí, ale zda pro něj bude dost práce i za půl roku. Firma může právě teď růst rychle, jenže část růstu způsobila jediná velká zakázka, sezona nebo dočasný výkyv poptávky. Přijetí zaměstnance podle nejlepšího měsíce v roce pak může vytvořit problém ve chvíli, kdy se objednávky vrátí k normálu.
Pomáhá jednoduchý test: Kdyby tržby dalších šest měsíců vůbec nerostly, unesla by firma tuto pozici bez problémů? Pokud ano, nábor stojí za vážné zvážení. Pokud ne, může být bezpečnější začít externí spoluprací nebo zkráceným úvazkem a teprve později pozici rozšířit.
Růst firmy navíc někdy vyžaduje více peněz najednou. Nejde jen o mzdu, ale třeba o nový počítač, vybavení, zásoby nebo další pracovní místo. Podnik pak může část těchto nákladů pokrýt z rezerv nebo využít úvěr pro podnikatele. Samotné financování ale nezachrání nábor, který firma ve skutečnosti nepotřebuje.
Někdy nejlépe funguje kombinace obou cest
Volba mezi zaměstnancem a externistou nemusí být definitivní. Řada firem dobře funguje s menším interním týmem, který drží klíčové činnosti, a sítí specialistů, které využívá podle aktuální potřeby. Firma si tak ponechá know-how tam, kde ho potřebuje, a zároveň neplatí celý rok za kapacitu, kterou využije jen občas.
Praktické bývá outsourcing použít i jako test před náborem. Firma předá část práce externistovi na tři až šest měsíců a začne měřit její objem. Pokud se ukáže, že potřeba postupně narostla třeba na třicet hodin týdně a drží se tam několik měsíců, vzniká mnohem lepší podklad pro vytvoření interní pozice.
Dobrým výsledkem tedy není co největší tým. Dobrým výsledkem je správná kapacita ve správný okamžik. Někdy ji přinese nový kolega, jindy externí specialista a občas kombinace obojího. Firma, která tohle dokáže průběžně vyhodnocovat, si obvykle udrží větší flexibilitu i zdravější náklady.